Die Pandemie hat bereits vieles verändert und wird auch unsere Zukunft beeinflussen. Zu den mit am stärksten betroffenen Bereichen gehören Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen. In Folge der Corona-Maßnahmen arbeiten viele Mitarbeiter im Home-Office. Das stellt alle Beteiligten vor große Herausforderungen: Kinderbetreuung, Zeitmanagement und nicht zuletzt die psychische Belastung. Ein ganz wesentlicher Faktor, der von Änderungen betroffen ist, ist die interne Kommunikation. Hier bedarf es neuer Ideen, wie über die Entfernung hinweg eine neue Kommunikationskultur etabliert werden kann – und inwiefern neue Tools die bisherigen ersetzen können.

Produktivität und Tools: Home Office hat Zukunft

Viele Mitarbeiter befinden sich seit Monaten im Home Office – was sich zum Teil auch positiv auf die Produktivität auswirkt: Laut einer Studie der Stanford University kann das Home Office als Zukunftsmodell gelten, denn es arbeiten 13 Prozent der Mitarbeiter dort produktiver. Für die Dynamik der unternehmensinternen Kommunikation bedeutet das Home Office allerdings eine große Umstellung: Spontan bei Mitarbeitern oder Kollegen vorbeischauen und kurz etwas besprechen oder auch der Flurfunk funktionieren jetzt nicht mehr so einfach.

Um persönliche Gespräche und den persönlichen Kontakt zu ersetzen, wird mehr telefoniert und per Video-Call konferiert, oder ein digitaler Jour Fixe eingeführt. Die bisherige Kommunikation ersetzt dies nur zum Teil, da die Technik nicht immer reibungslos funktioniert. Auch werden Gestik und Mimik weniger gut verarbeitet. Allerdings werden die Tools immer weiterentwickelt, um für alle denkbaren Unternehmensgrößen und Mitarbeitertypen anpassbar zu sein. Verschiedene Features wie das virtuelle Handheben vereinfachen die Kommunikation zusätzlich. Dennoch braucht es Spielregeln für die virtuelle Kommunikation. Das beginnt bei einfachen Dingen, wie dem Aus- und Einschalten von Mikrofonen in virtuellen Konferenzen, betrifft aber auch Regelungen zur Trennung von Job und Privatleben.

Intensivere Kommunikation und Hybridlösungen

Einige Veränderungen, die wir aktuell erleben,  sind sicherlich vorübergehend, andere werden Unternehmen und Mitarbeiter aber auf längere Zeit begleiten. Die Digitalisierung spielt bei diesen After-Corona-Effekten eine entscheidende Rolle und wirkt auch als Katalysator. Viele Unternehmer wollen diese Kommunikationstools auch in Zukunft einsetzen und so das Arbeiten in der Post-Corona-Zeit aus der Ferne möglich machen. Das ergaben unter anderem Umfragen von PwC und der DAK: Mehr als die Hälfte der Arbeitgeber in Deutschland kann sich laut DAK demnach vorstellen, auch in Zukunft das Home Office im Unternehmensalltag zu implementieren. Und auch 56 Prozent der 7.000 für die DAK-Studie befragten Arbeitnehmer gaben an, im Home Office produktiver zu sein. Eine Herausforderung für Unternehmen ist diesbezüglich vor allem die technische Ausstattung, der sich 57 Prozent der befragten Arbeitgeber bereits verstärkt annahmen. Dazu gehörten nicht nur Unternehmen, die ohnehin bereits auf Digitalisierung setzten, sondern unter anderem auch Banken und Versicherungen (80 Prozent).

Dabei müssen analoge Kommunikationswege wie beispielsweise Aushänge auch in der Nach-Corona-Zeit nicht unbedingt vollständig durch digitale Tools ersetzt werden. Vielmehr ist eine Mischung als Mittelweg vorstellbar – je nach Situation und Zielgruppe.

Virtuell statt analog: Zwischenmenschliches

Die veränderte interne Kommunikation sollte nicht nur auf Effizienz und eine umfassende Vermittlung von Informationen abzielen, sondern auch die zwischenmenschlichen Beziehungen soweit es geht berücksichtigen. Denn zum Büroalltag gehören auch der Kaffee zwischendurch oder Gespräche in der Mittagspause, die nun wegfallen. Sie sind unter anderem relevant für den internen Zusammenhalt der Mitarbeiter und Angestellten. Auch wenn sich stellenweise feststellen lässt, dass der Zusammenhalt bisher nicht abgenommen beziehungsweise sich sogar verbessert hat, und ein erhöhtes gegenseitiges Verständnis sowie mehr Flexibilität in den Unternehmen spürbar sind.

Ängste und Sorgen müssen laut der Psychologin Andrea Retzbach vor allem in der internen Kommunikation ebenfalls aufgegriffen werden, beispielsweise bei Fragen zu Schulschließungen und der Ausstattung des Home Office. Dies könnte sich auch für die Kommunikation in der Zukunft etablieren, so die Expertin. Hier müsse es vor allem darum gehen, das richtige Maß an Informationen zu finden, denn für die meisten von uns ist es schwierig relevante von irrelevanten Mitteilungen zu unterscheiden. So entsteht ein zusätzliches Gefühl der Überforderung, dass es zu vermeiden gilt. In diesem Zusammenhang sollte die interne Unternehmenskommunikation vermehrt auf Tipps zur psychischen Gesundheit hinweisen.

Was ersetzt den Flurfunk?

Die Psychologin weist darüber hinaus auf die informelle Kommunikation und deren Bedeutung hin, die bisher kaum ersetzt wird. Das ist nicht nur problematisch für Menschen, die Energie aus persönlichen Gesprächen und Begegnungen ziehen, sondern auch für neue Mitarbeiter, die sich erst einfinden und Kontakte knüpfen müssen. Bisher ist dies durch die Home-Office-Situation kaum möglich, auch weil hierfür keine Zeiträume geschaffen werden. Dadurch, dass jedes Gespräch im Vorhinein geplant werden muss und sich nicht spontan ergibt, verändern sich kommunikative Dynamiken massiv.

Eine langfristige Lösung für dieses Problem können gemeinsame virtuelle Mittagessen sein, während denen man sich auch über Privates unterhalten kann. Auf diese Weise hat das Home Office in Zukunft und für neue Mitarbeiter ein solideres Fundament.

Klare Regelungen für das Home Office

Trotz der erhöhten Bereitschaft für den Einsatz technischer Hilfsmittel und Home Office muss die Erreichbarkeit beziehungsweise Verfügbarkeit von Mitarbeitern durch die Unternehmensführung klar geregelt werden, damit nicht das Gefühl entsteht, diese müssten rund um die Uhr auf Anrufe und Mails reagieren. Hier spielen auch Aspekte wie die Zeiterfassung und Vertrauensarbeitszeit eine wichtige Rolle.

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