Überlebensstrategien für Meetings: So klappt es mit der Produktivität

Meetings stehen für viele Menschen regelmäßig auf der Tagesordnung: Meist weitaus mehr als einmal die Woche versammelt sich dann der Kollegenkreis im gemeinsamen Versammlungsraum oder trifft sich im Online-Chatroom, um sich auszutauschen und eigentlich wichtige Themen zu erörtern. Aber kaum geht es los, driftet die Aufmerksamkeit der Teilnehmer bereits ab: Die Zeit schleicht nur so dahin, während der Vorgesetzte erst mit dem Beamer kämpft und sich dann in eine Diskussion mit einem Kollegen verliert.

Wenn das Meeting dann vorbei ist, kehren die Mitarbeiter mit diesem unangenehmen Gefühl zum Arbeitsplatz zurück, ihre Zeit verschwendet zu haben. Viele Menschen kennen genau diese Situation aus eigener Erfahrung gut – und einige wissen auch: So muss das nicht laufen. Sowohl Teilnehmer als auch die Leiter eines Meetings können mit einigen wenigen Tricks und Kniffen dazu beitragen, dass die gemeinsame Zeit auch eine produktive Zeit wird.

Wie Teilnehmer zu einem produktiven Meeting beitragen können

Zuallererst sollte man das eigene Bild von einem Meeting überdenken: Wer mit der Einladung zum Meeting direkt den Gedanken verknüpft, sich eine halbe Stunde zurücklehnen und in Tagträumereien versinken zu können, wird nur selten ein produktives Meeting erleben. Stattdessen ist es viel sinnvoller, sich im Vorfeld genau zu überlegen, was man selbst vom kommenden Treffen erwartet und welche Punkte man selbst ansprechen möchte. Eine innere Leitfrage für diese Vorbereitungsphase könnte lauten: Wie kann ich die Gelegenheit, dass alle meine Kollegen in einem Raum versammelt sind, bestmöglich nutzen?

Trotz dieser Vorbereitung kann ein Meeting dröge und zäh sein. Gerade dann ist es wichtig, sich während der Besprechung zur Konzentration zur ermahnen und nicht gedanklich abzudriften. Denn je weiter man sich vom Meeting, das gerade abläuft, mit Träumereien entfernt, desto schwerer wird es fallen, noch einmal die Aufmerksamkeit neu aufzubauen. Gleichzeitig dürfen sich Teilnehmer auch gerne dazu aufgefordert fühlen, die Initiative zu ergreifen und ein zäh geratenes Meeting mit einer gezielten Nachfrage zu beschleunigen – oder einfach ganz deutlich darauf aufmerksam zu machen, dass die Aufmerksamkeit der Teilnehmer verloren geht.

Hat man selbst versehentlich die Dynamik eines Meetings mit einer Nachfrage sabotiert, die nun der Meeting-Leiter viel zu lang und ausufernd beantwortet, ist ebenfalls die Initiative der Teilnehmer gefragt: Eine kurze, freundliche Wortmeldung, die darauf aufmerksam macht, dass manche Dinge besser zu zweit direkt nach dem Meeting besprochen werden sollten, hilft hier oft schon Wunder.

So können Vorgesetzte ihre Meetings produktiver gestalten

Die Hauptverantwortung dafür, dass ein Meeting produktiv verläuft und alle Teilnehmer mit einem guten Gefühl zurücklässt, trägt aber natürlich der Organisator eines solchen Zusammenkommens. Und auch hier gilt ähnlich wie für die Teilnehmer: Gute Vorbereitung ist die halbe Miete.

So sollte sich der Meeting-Leiter bereits im Vorfeld ganz genau überlegen, was er in dem Meeting ansprechen möchte, ohne den vorgegeben Zeitrahmen zu überschreiten. Wenn das geschehen ist, empfiehlt es sich, zumindest Eckpunkte des kommenden Meetings bereits vorab an die Teilnehmer zu schicken. Damit bekommen die Mitarbeiter die Möglichkeit, sich mental auf das Meeting einzustellen und gegebenenfalls eigene Fragen oder Beiträge vorzubereiten. Auch die Präsentation, die idealerweise das Meeting begleitet, sollte gut vorbereitet sein, auf unnötige Beschreibungstexte verzichten und sich vor allem auf Bilder, Grafiken und leicht verständliche Diagramme beschränken. Kaum etwas ist für die Teilnehmer langweiliger und anstrengender, als sich durch dicht beschriebene Folien mit viel zu vielen Informationen zu arbeiten, während gleichzeitig jemand laut zu ihnen spricht.

Und noch ein weiterer Punkt kann bereits im Vorfeld des eigentlichen Meetings abgehakt werden, der gerne einmal vergessen oder unterschätzt wird: Die Technik. Nichts ist ärgerlicher, als wenn die gute Laune der Kollegen innerhalb von Sekunden in Langeweile und Frustration verwandelt wird, weil der Beamer nicht funktioniert oder der Laptop-Akku leer ist.

Im Meeting selbst sollten Nachfragen der Kollegen zugelassen werden, aber: Kurze und knackige Antworten sind Trumpf, lange Diskussionen sollten dagegen lieber auf ein Vieraugen-Gespräch im Anschluss verlegt werden.

Schlussendlich ist es immer eine gute Idee, in den letzten fünf Minuten noch einmal die wichtigsten Punkte des Meetings zusammenzufassen und Raum für weitere Fragen zu lassen. So fühlen sich die Teilnehmer angesprochen und bekommen noch einmal vor Augen geführt, was alles in dem Meeting erreicht wurde. Trotz all dieser Tipps ist es aber immer auch sinnvoll, sich ganz grundsätzlich vor jeder Meeting-Einladung zu überlegen: Muss ich für das, was ich erzählen möchte, wirklich meine Kollegen von ihrer Arbeit abhalten? Denn häufiger, als man selbst glaubt, genügt auch die gute, alte Rundmail.