Tipps für mehr Produktivität: So wirst du im Büro produktiver!

Wer heute im Büro arbeitet, ist mehr Unterbrechungen ausgesetzt denn je. Während man früher im Büro maximal vom Telefon oder einem anderen Kollegen gestört wurde, ist heute im Zeitalter der Digitalisierung permanent mit irgendwelchen Arbeitsunterbrechungen zu rechnen. In der veränderten Arbeitswelt wird es also immer schwieriger, sich auf eine Sache zu konzentrieren und immer mehr ist Multitasking gefragt. Letzteres aber funktioniert nicht so, wie man es sich wünscht, denn wer zu viele Dinge gleichzeitig erledigt, ist unkonzentriert und die Produktivität im Büro bleibt dabei meist dann doch auf der Strecke.

Wie kann es also gelingen, trotz permanenter Unterbrechung digitaler Tools aufmerksam an einer Sache zu bleiben? Wie lässt sich ein Verlust an Produktivität im Büro vermeiden oder vermindern? Was können Büroangestellte tun, um die Ablenkung und den dadurch entstehenden Zeitverlust zu verhindern?

Produktivität im Büro: So kannst du produktiver arbeiten!

1. Fokuszeit für alle Beschäftigten – Zeithygiene
2. Qualität statt Quantität
3. Meetings reduzieren
4. Pausen machen
5. Veränderungsprozesse mit rotem Faden
6. Mitarbeiterzufriedenheit
7. Ordnung halten – Schreibtisch aufräumen
8. Gute Office-Ausstattung
9. Office Workouts
10. Gesundes Essen hilft
11. To Do Liste erstellen
12. Im Voraus planen
13. Achte auf deinen Rhythmus
14. Nutze die 2-Minuten-Regel
15. Schreibe deine Ideen auf

Einer der Haupt-Störfaktoren: E-Mails

In Studien fand man heraus, dass wir in unserem Arbeitsalltag pro Stunde ganze 15 Mal durch den Posteingang von E-Mails unterbrochen werden. Der Zeitverlust, der dadurch entsteht – E-Mails müssen schließlich nicht nur gelesen, sondern oftmals auch beantwortet werden – ist immens. In Summe ergibt sich daraus ein Zeitverlust von drei vollen Arbeitstagen pro Monat.

Das Problem ist aber nicht nur die Zeit der Unterbrechung für das Lesen und Beantworten der Mail, sondern unser Gehirn braucht danach einen kurzen Moment, um sich wieder auf die vorherige Arbeit zu fokussieren.

Meetings, Meetings, Meetings

Was sein muss, muss sein, oder? Nicht unbedingt. Auch Meetings sind regelrechte Zeitfresser. Arbeitnehmer verbringen pro Woche im Durchschnitt 1,5 Tage auf Meetings, die nicht immer den gewünschten Erfolg haben und die diese sogar für völlig irrelevant erachten. Summiert man diese Zeit auf den Monat oder aufs Jahr hoch, wird schnell klar, wie viel Zeit dabei auf der Strecke bleibt.

Produktivität im Büro: Multitasking als Lösung?

Wer heute im Büro arbeitet, muss mit einer Mehrfachbelastung klarkommen. Also sehen viele Arbeitnehmer ihre einzige Chance darin, so multitaskingfähig wie möglich zu sein und mehrere Tätigkeiten möglichst parallel nebeneinander auszuführen. Soweit so gut. In der Theorie zumindest. In der Praxis weiß man nämlich längst, dass unser Gehirn dazu gar nicht wirklich in der Lage ist. Es kann zwar zwischen zwei Themen schnell hin- und herwechseln, das bedeutet aber nicht, dass dabei keine Fehler passieren, im Gegenteil. Wer also an mehreren Themen gleichzeitig arbeitet, macht Fehler und ist unkonzentrierter. Fehlererkennung und Entscheidungsfindung bleiben dabei auf der Strecke.

Was ist das Zoom Fatigue?

Wenn Menschen vorwiegend an Online-Sitzungen wie Zoom teilnehmen, sind sie schneller erschöpft. Das Gehirn braucht dabei besonders viel Energie, weil es versucht, die Körpersprache der andern Beteiligten zu deuten. Dabei kommt es zu einer regelrechten Reizüberflutung, auch Zoom Fatigue genannt.

Technik im Büro – Segen oder Fluch?

So praktisch Zoom Meetings sein können – sie sind nicht unbedingt eine Bereicherung oder Verbesserung. So haben Studien ergeben, dass mehr digitale Tools im Büro dazu führen, dass Beschäftigte dadurch nur öfter unterbrochen werden und diese dadurch auch kontraproduktiv sein können.

Die Idee „mehr digitale Tools machen uns produktiver“ ist also in der Realität der falsche Ansatz.

Produktivität im Büro: Wie misst sich eigentlich Produktivität?

In der Wirtschaft und in Unternehmen ist die Produktivität eine wichtige Kennzahl, dennoch herrscht hier immer noch ein hartnäckiges Missverständnis. Allgemeinhin wird angenommen, dass, wer viel und lange arbeitet, besonders produktiv ist, dabei ist genau das falsch. Eine lange Arbeitszeit ist nämlich kein Garant dafür, dass sich daraus eine hohe Wirtschaftlichkeit ergibt, meistens ist sogar das Gegenteil der Fall. Echte Produktivität zeigt sich vielmehr im Verhältnis zwischen Input und Output. Sie beschreibt den Zusammenhang zwischen den eingesetzten Mitteln wie Zeit, Geld und Material und dem Ergebnis.

Eine gesteigerte Produktivität bedeutet demzufolge, dass in der täglich vorgeschriebenen Arbeitszeit mehr von dir geschafft wird.

Von einer gesteigerten Effizienz hingegen spricht man, wenn bei einem geringeren Input mindestens das gleiche Ergebnis wie bisher erreicht wird. Das heißt zum Beispiel, du kannst ein Produkt statt wie bislang in drei in einer Stunde herstellen.

Innerhalb eines Unternehmens zeigt die Produktivität, wie gut die Mitarbeiter sind. Damit wird deutlich, ob Ziele erreicht werden und ob die Leistungen im richtigen Verhältnis zum Aufwand stehen. Braucht ein Kollege zum gleichen Ergebnis doppelt so lange wie ein anderer, dann ist seine Leistung nur halb so viel wert.

Produktivität im Büro: Wie lässt sich Arbeitszeit trotz Unterbrechungen produktiver gestalten?

Die zunehmende Digitalisierung lässt sich nicht aufhalten und vermutlich wäre das auch der falsche Weg. Also ist es wichtig, Lösungen aufzuzeigen, um den Arbeitsalltag so zu gestalten, dass er zum einen produktiver wird und zum anderen weniger stressig. Doch wie kann das gelingen? Nachfolgend ein paar Tipps.

1. Fokuszeit für alle Beschäftigten – Zeithygiene

Fokuszeit bedeutet, dass alle Beschäftigten, egal welcher Hierarchiestufe sie angehören, die Möglichkeit haben, ohne digitale Ablenkungen und Störungen zu arbeiten. Dies könnte zum Beispiel jeden Vormittag der Fall sein, denn um diese Zeit ist die Produktivität am höchsten. In dieser Fokuszeit können Arbeitskräfte störungsfrei und konzertiert arbeiten. Dies sollte dann aber auch konsequent im ganzen Unternehmen umgesetzt und so kommuniziert werden.

2. Qualität statt Quantität

Auch wenn die Zahl der digitalen Tools immer mehr zuzunehmen scheint, gilt hier: mehr Qualität statt Quantität. Technik kann, ja muss sogar eingesetzt werden, aber in jedem Fall zielgerichtet und wohldosiert.

3. Meetings reduzieren

Schon wieder ein Meeting, bei dem du rausgehst und dich fragst, worin der Sinn lag? Damit bist du nicht alleine. Viele Meetings scheinen überflüssig, demotivierend und frustrierend. Eine radikale Meeting-Inventur könnte helfen. Überlebensstrategien für Meetings wie zum Beispiel Meeting-Regeln und Gesamtkonzepte für die Zusammenarbeit sind unverzichtbar, wenn unnötige Meetings vermieden werden sollen.

Ebenfalls empfehlenswert sind Meeting-Korridore, das heißt, festgelegte Zeiten am Tag, an denen Meetings stattfinden dürfen.

Kleiner Tipp: Ein Meeting im Stehen läuft dynamischer ab und sorgt außerdem dafür, dass die Zeit kürzer ausfällt.

4. Mach mal Pause!

Auch wenn wir Pause machen, arbeitet unser Gehirn. Und wie! In dieser Zeit kann sich das Gelernte vernetzen und darüber hinaus auch das Gehirn regenerieren. Wie wichtig das ist, wird sehr häufig vergessen. Gerade in der digitalen Arbeitswelt sind Pausen wichtiger denn je. Leider ist die Pausenkultur in Deutschland eher mangelhaft, denn die meisten greifen in ihrer Pause unmittelbar zum Smartphone. Das sorgt dafür, dass das Gehirn keine Zeit hat, den Stress abzubauen und wieder nicht regenerieren kann, was aber wichtig wäre.

Viel besser ist es also, wenn du in der Pause im Freien spazieren gehst oder dich mit Kollegen unterhältst. 

5. Veränderungsprozesse mit rotem Faden

Viele Unternehmen machen den Fehler und starten mehrere Initiativen gleichzeitig, was dazu führt, dass ein Gesamtkonzept fehlt bzw. der rote Faden nicht erkennbar ist. Besser wäre es also, die Initiativen zu fokussieren und zu reduzieren, dabei aber auch sinnvoll und strategisch zu einem Gesamtkonzept zu verknüpfen.

6. Mitarbeiterzufriedenheit

Arbeitnehmer, die morgens zufrieden und motiviert an ihrem Arbeitsplatz erschienen, sind der beste Motor für eine Firma. Wer hingegen täglich Überstunden macht, ist eher unzufrieden und im Endeffekt weniger produktiv.

Für die Zufriedenheit der Mitarbeiter wiederum verantwortlich sind folgende Faktoren:

• Betriebsklima
• Tätigkeit
• Arbeitsmenge
• Work-Life-Balance
• Verhältnis der Kollegen untereinander
• Respekt und Anerkennung
• Flexible Arbeitszeiten

7. Ordnung auf dem Schreibtisch

Es kann immer mal wieder vorkommen, dass auf dem Schreibtisch ein einziges Chaos herrscht. Auch wenn es so schön heißt: „Das Genie beherrscht das Chaos“ – ein Chaos, das nicht beseitigt wird, belastet und sorgt dafür, dass die Produktivität abnimmt. Es ist also unbedingt empfehlenswert, regelmäßig Ordnung zu schaffen.

8. Ausstattung des Büros

Mit einer hochwertigen und ergonomischen Ausstattung im Büro arbeitet es sich leichter. Dazu gehören auch die Temperatur, die Beleuchtung, die Einrichtung des Arbeitsplatzes samt Schreibtisch, Stuhl und Computer, aber auch der Lärmpegel.

Frischluft, grüne Pflanzen im Büro und ein gutes Raumklima unterstützen die Konzentration.

9. Mach dich mal locker: Office Workouts

Wer viel konzentriert arbeitet, leidet schnell an Verspannungen, trockenen Augen oder Rückenschmerzen. Das wiederum steht öfter einer maximalen Konzentration und Produktivität im Büro im Wege. Ausgleich schaffen kann hier nicht nur ein ergonomisch eingerichteter Arbeitsplatz, sondern auch eine kleine Auszeit, bei der du die Muskeln lockerst, die Schultern kreisen lässt, den Kopf hin und her drehst etc.

Auch Entspannungsübungen wie bewusstes Atmen können dabei helfen, neue Kraft zu schöpfen und auch am Arbeitsplatz fit zu bleiben.

10. Futter fürs Hirn

Leider kommt gesundes Essen im stressigen Arbeitsalltag häufig viel zu kurz. Dabei ist es gerade für das Gehirn wichtig, dass es gesunde Nahrung bekommt. Ungesunde Snacks oder Speisen sorgen dafür, dass der Blutzuckerspiegel schnell steigt, aber auch schnell wieder absinkt. Was also sind gesunde Snacks für die Pause? Nüsse zum Beispiel oder Obst. Softdrinks und Schokoriegel sind also nicht nur für den Körper, sondern auch für den Geist ungesund.

Die gesunde Ernährung ist aber natürlich auch in der Kantine gefragt. Wer sich in der Mittagspause eine Currywurst mit Pommes oder ein fettiges Gericht ohne Nährstoffe gönnt, muss sich nicht wundern, wenn er danach in ein regelrechtes „Schnitzelkoma“ fällt. Viel besser sind Speisen, die aus viel Gemüse und hochwertigen Kohlenhydraten bestehen und dich nicht in ein tiefes Loch fallen lassen. Dein Hirn braucht Power, also gib ihm gesunde Nahrung, um die mentale Gesundheit zu stärken.

Wichtig ist übrigens auch, während der Arbeitszeit ausreichend zu trinken, am besten pures Wasser oder Tee. Wer permanent Kaffee trinkt, wird fahrig und nervös.

11. To Do Liste erstellen

Klingt zwar ein wenig altmodisch, ist aber nach wie vor ideal, um die Produktivität im Büro zu steigern. To Do Listen helfen dir nämlich dabei, den Überblick zu behalten und Wichtiges von Unwichtigem zu trennen.

12. Plane voraus

Mangelnde Planung und böse Überraschungen oder Zwischenfälle bremsen die Produktivität aus. Erstelle dir am besten nicht nur einen Tagesplan, sondern gleich auch noch einen Wochen- und Monatsplan, worin festgehalten wird, was alles erledigt werden muss und welche Voraussetzungen es dafür gibt. Dadurch bekommst du eine bessere Übersicht und Struktur.

13. Achte auf deinen Rhythmus

Wir Menschen sind Gott sei Dank alle unterschiedlich. Der eine ist am frühen Morgen besonders motiviert, andere schaffen erst nachmittags mehr. Wenn du weißt, wann du am produktivsten bist, dann richte dich danach und nutze dieses Wissen zur Gestaltung deines Arbeitsalltags.

14. Nutze die 2-Minuten-Regel

Wer kennt das Problem nicht: Vor uns liegen Dutzende Aufgaben, teilweise mit minimalem Zeitaufwand, dennoch droht man sich darin zu verzetteln. Hier ist gutes Zeitmanagement gefragt. Die 2-Minuten-Regel besagt: Alles, was innerhalb von 2 Minuten zu erledigen ist, erledige am besten sofort. Das führt dazu, dass sich Kleinigkeiten erst gar nicht anhäufen, langfristig wird dadurch die Produktivität gesteigert.

15. Schreib deine Ideen auf

Du hast immer viele Dinge im Kopf? Dann schreib deine Ideen und Gedanken auf. Das sorgt nämlich dafür, dass du den Kopf wieder frei hast für andere Dinge und dich voll auf die gerade aktuelle Aufgabe konzentrieren kannst.

Produktivität im Büro: Bei ständiger Überforderung droht Stress und Burnout

Dieses Phänomen ist nicht neu, neu ist allerdings, dass immer mehr Menschen davon betroffen sind. Man versteht darunter einen Zustand totaler emotionaler und geistiger Erschöpfung. Aus Burnout entwickeln sich häufig weitere psychische oder psychosomatische Störungen, die es den Betroffenen unmöglich machen, ihr normales Leben weiterzuführen und ihren täglichen Job auszuüben.

In solchen Situationen, die im Übrigen jeden von uns treffen können, kommt es häufig zu einer vorübergehenden, mitunter auch zu einer dauerhaften Berufsunfähigkeit. Das zieht nach sich, dass der Betroffene nach 6 Wochen nur noch einen Teil seines Gehalts bekommt und dann mit deutlich weniger Geld über die Runden kommen muss, was in seiner ohnehin schon schwierigen Situation nicht gerade förderlich ist.

Um für solche Extremsituationen gewappnet zu sein, empfiehlt es sich, eine Berufsunfähigkeitsversicherung abzuschließen. Sie springt im Zweifelsfall ein, wenn das Gehalt ausbleibt und sorgt dafür, dass du ohne Existenzsorgen deinen Lebensstandard beibehalten kannst. Existenzielle Nöte, die dir im Krankheitsfall das Leben noch schwerer machen, kommen dann erst gar nicht auf.

Die LV 1871 bietet verschiedene Möglichkeiten einer Absicherung an, gerne beraten wir dich in Sachen BU umfassend und kompetent, sodass deine Absicherung perfekt zu dir, deinem Leben und deiner finanziellen Situation passt.